כיום, בעידן המודרניזציה והגלובאליות, חברות רבות עובדות עם לקוחות מעבר לים. הגבולות הפיזיים מטשטשים, והגבולות הווירטואליים נמתחים יותר ויותר. כתוצאה מכך, רוב התקשורת עם מפרסמים ובעלי אתרים נעשית באמצעות אימייל. לכן, הידיעה כיצד לכתוב אימייל נכון, מקצועי ויעיל, הוא ערך עליון בעולם הווירטואלי. ישנה חשיבות עליונה לניהול חשבון מוצלח ופיתוח עסקי, המאפשר השגת מטרות, אך חשוב להבין שאין פורמט אחיד לכתיבת אימיילים, היות ולכל נמען יש את ההעדפות שלו.
הרעיון הוא לדעת להתאים כל אימייל בפורמט ובסגנון להעדפות הנמען, ועל ידי כך להעביר את המסר בצורה ברורה באימייל. לדוגמא, ישנם נמענים המעדיפים מייל תמציתי, קצר וישיר המספר בדיוק מי אתה, איזה חברה אתה מייצג ומה מטרת האימייל. מנגד, ישנם לקוחות שיעדיפו מיילים מפורטים אשר מכסים את כל הנושאים האפשריים בדואר אחד.
בשביל להיות מקצוען בתחום, הכנתי לך מספר טיפים אשר יעזרו לך להשיג מטרות בכתיבת אימייל מקצועי ללקוחות פוטנציאלים.
טיפים לכתיבת אימייל מקצועי בעולם אונליין:
שורת הנושא (Subject Line)
שורת הנושא של האימייל חייבת להיות ברורה ומושכת את העין, כדי שהנמען יבין במדויק את התוכן ההודעה ויפתח אותה. זכרו שרוב אנשי המקצוע שמקבלים בין 50 ל 200 מיילים ביום. לכן אם שורת הנושא שלך היא מעורפלת – או אפילו ריקה – הסיכוי שהקורא יפתח את ההודעה קטן.
שמרו על מסר הודעה ממוקד
אנשי מקצוע עסוקים יקראו את האימייל ברגע שהם חושבים שהם יודעים מה אתה רוצה מהם. אם הדוא"ל שלך מכיל מספר הודעות, חשוב למשוך את תשומת לבם כי על ידי מספור המסרים ו / או בבירור הפרדת עם מעברי שורה.
הימנע משליחת קבצים מצורפים ככל האפשר
נסה להימנע משליחה של קבצים מצורפים לגוף האימייל. לעתים קרובות מיילים של הלקוחות יחסמו הודעות כאלה ו / או יעבירו את המייל שלך לתיקיית ספאם. אם ישנו מידע שאתה רוצה להעביר ללקוחות, מומלץ לעשות העתק / הדבק על טבלאות Excel שלך או תצלומי מסך אחרים וכדומה לגוף של הדוא"ל. כמובן לפעמים אתה צריך לשלוח קבצים מצורפים, אז זכור לוודא שהקבצים לא יותר מדי "כבדים" ו / או כוללים מידע רגיש.
הישאר רגוע בעת מענה למיילים
אתה עלול למצוא את עצמך מקבל דוא"ל מאדם כועס, המבקש ממך להפסיק לשלוח לו מיילים, או המציג אותך כספאמר. חשוב לשמור על קור רוח ולא להילחם באמצעות דוא"ל עם אותו אדם. אם אתה מוצא את עצמך כותב דוא"ל כאשר אתה כועס – הפסק מיד את הכתיבה! התרחק מהמחשב ולך לשתות משהו. את המייל תמשיך לכתוב כאשר אתה רגוע. זכור שאדם שהיה לו מספיק חשוב לחזור אלייך יכול להיות בעתיד לקוח פוטנציאלי.
שים לב לשגיאות ולהגיית הדוא"ל שלך
חשוב מאוד לא לשלוח אימיילים לפני שעברת בדקדוק על האימייל ווידאת שאין שגיאות כתיב, טעויות דקדוק ותחביר. קח את הזמן כדי לעבור על מה שכתבת. אם אתה לא בטוח, אל תתבייש ותשלח את האימייל קודם לחבר \ קולגה שיעבור גם הוא על האימייל.
אל תחשוב כי האימיילים שלך יהיו תמיד פרטיים
זכור כי אימייל יכול להגיע עיניים מרובות ולא בהכרח ישלח ישירות לאדם ששלחת לו, במיוחד אם מדובר באימייל של חברה, ולא אימייל למייל פרטי. תשאל את עצמך האם אני חש בנוח עם העובדה שאנשים נוספים יכולים לקרוא אותו? אם כן, תשלח.
תמיד להגיב לאימייל שנשלח אלייך
כשאר אתה מקבל אימייל מלקוח קיים או לקוח פוטנציאלי, תענה מיד. תגובה מידית מראה כי אתה מקצועי. גם אם אתה יודע שזה ייקח זמן רב כדי להשיב על דוא"ל מסוים, עדיף תמיד לשלוח תשובה עם ההודעה האומרת כי אתה עסוק כרגע, אך תחזור בחזרה כאשר תהיה זמין.
"השב לכולם"
ודא שאתה משתמש "השב לכולם" בחוכמה ורק כאשר באמת יש צורך. לעתים קרובות, "תשובה" לשולח פשוט תספיק. אם אתה צריך CC מישהו אשר הנמען אינו מכיר, עדיף להשתמש BCC. בדוק פעמיים את מקבלי הדואר שלך על מנת למנוע טעויות ושליחת דואר לאדם הלא נכון. הדבר נכון במיוחד כאשר אתה שולח מידע רגיש.
דע מתי להיות "מקצועי" ומתי להיות "חברי" עם הלקוחות
זהו מי הנמען שלכם, האם הוא לקוח שאוהב פורמליות (רשמיות), או שזהו לקוח שאתה מכיר טוב והיחסים יותר אישיים? זה בסדר גמור להיות לא פורמלי כשאתה מכיר היטב איש הקשר שלכם. למעשה רצוי ליצור מערכת יחסים הדוקים וידידותיים הלקוח כמה שיותר מהר.
יצירת "מערכת יחסים הדוקים וידידותיים" עם אנשי הקשר שלך יכולים ליצור דרך ארוכה. עם זאת; בצד השני, אם אתה ידידותי מדי, אז זה יכול לפעול כבומרנג ולפגוע בך, כי הלקוח יצפה שתנהג בו כחבר ולתת לו יחס מועדף.
יש לכם טיפים נוספים לכתיבת אימייל מקצועי? אנא שתפו אותי ורשמו תגובה.
מחפשים עבודה בעולמות האונליין? השאירו פרטים ונחזור עם משרות חמות בתעשייה:
Leave a Reply