מבנה מכתב רשמי באנגלית (אימייל באנגלית) – איך לרשום נכון?

כפי שהזכרנו בכתבה הקודמת – טיפים לכתיבת אימייל מקצועי בעולם הפרסום אונליין, כיום, בעידן המודרניזציה והגלובאליות, חברות רבות עובדות עם לקוחות מעבר לים. הגבולות הפיזיים מטשטשים, והגבולות הווירטואליים נמתחים יותר ויותר. כתוצאה מכך, רוב התקשורת עם מפרסמים ובעלי אתרים נעשית באמצעות אימייל, או בעברית – מכתב רשמי באנגלית.

מכתב רשמי באנגלית הינו בעולם העסקים משמעות רבה, במיוחד בעולמות האונליין והדיגיטל. ישנם שני סוגים של מכתבים, מכתב רשמי (Formal letter) ומכתב לא רשמי (informal letter).

מכתב לא רשמי הוא מכתב שתרשום לאנשים הקרובים אליכם, לדוגמא קולגות ואנשים שאנו מכירים טוב. מכתב רשמי נכתוב לבוס, ללקוחות שאיננו מכירים או שאיננו בקשר רציף עמם, מכתב שאנחנו צריכים לחשוב פעמיים לפני שאנחנו שולחים אותו.

איך כותבים מכתב רשמי באנגלית?

מבנה מכתב רשמי באנגלית:

פתיח –

כאשר אנו לא מכירים את הנמען:

• .Dear Ms. or Mr
• Dear Sir/Madam
• To Whom It May Concern

במידה ואנו מכירים את הנמען, נפנה אליו בנימה יותר אישית:

• Avi
• Dear Dana
• Hi Ben

שורת פתיח –  

מקובל מאוד לרשום משפט פתיח לפני שמתחילים בתיאור המכתב, משדר נימוס:

• I hope this email finds you well
• Thanks for reaching out
• Nice to meet you
• Thanks for connecting ☺
• Hope you had a great weekend!
• Hope you’re doing well!
• Thanks for following up!
• Thanks for the reply

סיבה לכתיבת מכתב, מה אנחנו רוצים להשיג:

• As discuss with
• Following your email
• With reference to our Skype conversation today
• I would love to follow up and see how it is going with our potential cooperation
• I would love to follow up and see a way we can reach a deal that will benefit both of us
• I would love to discuss with you how our companies can work together
• I read with interest your email
• Thank you for your last email
• With reference to your letter
• With reference to your phone call today
• Thank you for your letter

אם מצורפים קבצים:  

• Following our phone conversation, I am sending you…
• Attached please find the documents you requested regarding…
• I have listed below the tasks and deadlines that need to be completed.
• I am enclosing the IO,
• Further to our last discussion, I would like to bring to your attention the following issues:
• Regarding your advertisement in
• PFA the IO – including all the details we agreed upon. Please go over it and let me know if you have any comments or questions. Otherwise, please send it back signed.

גוף המכתב– שיהיה ממוקד וברור:

חשוב בכתיבת מכתב רשמי להיות ממוקד, ברור וחד. 

• Our company has great publishers\ advertisers and unlimited budgets in many GEO's.
• We are always looking to develop new partnerships and I would like to hear more about your company and how can we take things into action.
• Our company specializes in online advertising… and some of our satisfied clients are…
• I would love to schedule a phone/Skype chat with you in order to further discuss this opportunity. Please share with me your availability and contact info.
• I am writing to inquire about 
• I am writing to apologize for 
• I am writing to you to confirm our details
• Would you please send me …(requesting a report, IO’s, credit reference etc)
• I would also like to know …(requesting further information)

אם גוף ההודעה שלילי, נסו לנסח אימייל בצורה שאינה סוגרת דלתות:

• Unfortunately, we are unable to continue with the details below.
• Regretfully, we won’t be able to move forward with our cooperation for the time being, prices are a bit too high for our demand. Please let me know if anything changes in that area and I would be happy to do business together!
• Sorry for the delay in replying to your request/question.

משפט סיום,

משפט שחותם כל מכתב רשמי באנגלית, נסו לנסח משפט שמקדם את הצרכים שלכם:

• Let me know if this is something you are interested in and able to supply.
• Please contact me back soon, so we can review our advertising options.
• Please share with me any thoughts on the matter and feel free to approach me with any questions you have.
• Please share your thoughts and let me know if we can start working this way.
• Please let me know if you have any further questions. I will keep a close watch on our progress and stats to optimize results to the max.
• Let me know if there might be anything else you need my assistance with!
• Let me know if you have any questions or need me to support with any actions.

אם אתה לא בטוח לגבי הנמען:

• Can you direct me to the right sales/biz dev person please?
• Are you the right contact to discuss such cooperation?
• Please forward this e-mail to additional employees for whom it may concern.

משפט סיום:

• Thanks in advance,
• Thank you for understanding.
• Please let me know as I really, truly want to make this work…
• Let me know if you have any questions.
• Let me know your thoughts.
• Please let me know ASAP.
• Please let me know if you have any questions and/or comments/ and/or concerns.
• Please feel free to contact me at any time.

סיומות:

• Sincerely,
• Kind Regards,
• Thank you,
• Thanks,
• Cheers,
• Best,

יש לכם טיפים נוספים לכתיבת אימייל מקצועי? אנא שתפו אותי ורשמו תגובה.

מחפשים עבודה בעולמות האונליין? השאירו פרטים ונחזור עם משרות חמות בתעשייה: